Skilvirkni og starfsemi stjórnar

Stjórn lífeyrissjóðs ber ábyrgð á starfsemi sjóðsins og skal sjá til þess að hagsmuna sjóðfélaga sé gætt. Hrafnhildur S. Mooney, sérfræðingur í áhættugreiningu hjá Seðlabanka Íslands, fjallaði um skilvirkni og starfsemi stjórnar í Lífeyrisbók Arion. Hrafnhildur fer þar yfir mikilvægi þess að stjórn sé rétt samsett, vinni vel saman og sé með skýra ferla sem stuðli að skilvirkni og faglegri ákvarðanatöku. Stjórn ætti auk þess að búa sameiginlega yfir fjölbreyttri þekkingu, hæfni og reynslu og vera í stakk búin að sinna hlutverki sínu með hagsmuni allra sjóðfélaga að leiðarljósi.

Skilvirkni og starfsemi stjórnar

Stjórn lífeyrissjóðs ber ábyrgð á starfsemi sjóðsins og ætti starfsemi hennar að vera þannig háttað að hún taki sameiginlega betri ákvarðanir en einstakir meðlimir hennar. Stjórn þarf því að vera rétt samsett, vinna vel saman og vera með skýra ferla sem stuðla að skilvirkni og faglegri ákvarðanatöku. Við ákvarðanatöku í einstökum málum er hlutverk stjórnar lífeyrissjóðs að leggja mat á og taka ákvörðun með tilliti til rekstrar sjóðsins og með hagsmuni allra sjóðsfélaga að leiðarljósi, óháð því hverjir tilnefndu eða studdu viðkomandi til stjórnarsetu.

Í skilvirkri stjórn ættu að sitja öflugir og ólíkir liðsmenn, þar sem stjórn verður aldrei sterkari en veikasti liðsmaðurinn. Það skiptir því máli að skapa góða menningu og mynda sterka liðsheild. Að vera góður stjórnarmaður felur í sér að eiga gott samstarf við alla meðlimi stjórnarinnar, hlusta, leggja sig fram við að skilja sjónarmið annarra og koma sjónarmiðum sínum á framfæri á uppbyggilegan hátt. Það þurfa ekki allir að deila sömu skoðun. Stjórnir þurfa að taka erfiðar ákvarðanir sem geta haft mismunandi áhrif á haghafa. Stjórn þarf því að geta rökstutt og útskýrt ákvarðanir sínar og með hvaða hætti tekið hafi verið tillit til ólíkra sjónarmiða.

Það er auðvelt fyrir stjórnir að falla í þá gryfju að svara eingöngu og bregðast við viðfangsefnum sem stjórnendur eða jafnvel eftirlitsaðilar setja á dagskrá. Þess vegna er mikilvægt að stjórnir verji tíma í starfsáætlun og undirbúi dagskrá funda vel. Það er hlutverk stjórnar að átta sig á hvernig tíma hennar er best varið, hvað skiptir máli og hvað ekki. Það er ekki hlutverk stjórnar að koma saman til þess eins að samþykkja tillögur stjórnenda heldur er hlutverk stjórnar að hafa gagnrýna hugsun að leiðarljósi, spyrja spurninga, afla sér þekkingar og vera viss um að skilja viðfangsefnið áður en ákvörðun er tekin. Þrátt fyrir að meðlimir stjórnar kunni að hafa áratugareynslu eru viðfangsefni stjórna í dag ekki eins fyrirsjáanleg og áður. Það þurfa ekki allir að vera sérfræðingar í öllum viðfangsefnum en það er ábyrgð stjórnar að tiltekin þekking og hæfni sé til staðar innan stjórnarinnar. Þegar stjórn stendur frammi fyrir nýjum viðfangsefnum getur fyrsta skrefið verið að fá kynningar og fræðslu frá starfsmönnum eða ytri aðilum. Fræðsla skapar umræður, spurningar vakna og þekking eykst.

Árlegt sjálfsmat stjórnar er liður í því að bæta skilvirkni og starfsemi stjórnarinnar og tryggja að hún búi sameiginlega yfir viðeigandi þekkingu, reynslu og hæfni. Gerð sjálfsmats gefur stjórninni tækifæri til að líta yfir farinn veg og leggja mat á störf sín og árangur ásamt því að horfa til framtíðar og þeirra verkefna sem fram undan eru.

Tilnefninganefndir geta verið góð leið til að auka gagnsæi og faglega nálgun við val á meðlimum stjórnar. Hlutverk tilnefninganefndar er að skilgreina hvaða þekking, hæfni og reynsla þarf að vera til staðar innan stjórnar, meðal annars með hliðsjón af þeim áherslum og verkefnum sem eru fram undan. Þá leggur tilnefninganefnd mat á samsetningu stjórnar og frammistöðu einstakra meðlima. Niðurstaðan leiðir í ljós hvort þörf er á frekari fræðslu fyrir stjórnina eða hvort gera þarf breytingar á samsetningu hennar. Þessi faglega nálgun ætti einnig að tryggja eðlilega endurnýjun stjórnar og stuðla að framþróun. Í raun ætti enginn meðlimur stjórnar að gera ráð fyrir að gegna hlutverki sínu lengur en þann tíma sem tilnefning hans nær til.

Það er ábyrgðarhlutverk að tilnefna og velja aðila í stjórn lífeyrissjóðs. Þess vegna er mikilvægt að valið sé byggt á faglegum forsendum. Í því felst að horfa til þess hvort aðilar uppfylli hæfis- og hæfniskilyrði en ekki síður að stjórnin í heild búi sameiginlega yfir fjölbreyttri þekkingu, hæfni og reynslu og sé í stakk búin að sinna hlutverki sínu með hagsmuni allra sjóðfélaga að leiðarljósi.